1 - Elire les membres de votre conseil d'administration et du bureau

  • Les membres du conseil d'administration (les administreurs) sont élus lors de l'Assemblée Générale par les familles adhérentes à l'Apel.
  • Les membres du bureau sont élus lors d'un conseil d'administration par les administrateurs.

Votre AG

Quelques conseils :

  • Fixer la date de l'AG : Si cela est possible, il est bien de la fixer avant les vacances d'été avec votre chef d'établissement et les membres de votre CA.
  • Préparer l'AG en C.A. Faire le point sur tous les points qui seront abordés. Qui fait quoi ? Il est bien de prévoir une présentation (power-point ou autre) dans laquelle vous pourrez inclure des photos des moments forts de l'année.
  • Envoyer les convocations (cf le délai inscrit dans les statuts). Voir avec le chef d'établissement quelle méthode est la plus efficace : convocation papier, école directe, mail aux familles....      La convocation peut être adressée à toutes les familles de l'établissement : ne prendront part aux votes que les familles adhérentes à l'Apel.
  • Inviter  le chef d'établissement, le président OGEC, les enseignants, le prêtre de la paroisse.... à l'AG. Si vous laissez la parole à une ou plusieurs personnes invitées, veiller à ce que l'intervention ne soit pas trop longue.

En ce qui concerne les modes de scrutin et les votes : tout ceci est fixé par les statuts de votre Apel. Par sécurité, le jour de l'AG avoir un exemplaire des statuts.

 

Vous pouvez personnaliser votre convocation.

Important : l'ordre du jour inscrit et le pouvoir sont incontournables.

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Convocation AG.docx
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Si vous souhaitez adopter ou modifier vos statuts, vous pouvez faire l'AGE juste avant l'AG.

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Convocation AG AGE.docx
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Lorsque vous procéderez à l'élection des membres du conseil d'administration, 2 temps :

  1. Indiquer les personnes qui composaient le conseil d'administration. Pour chaque personne noter si elle est sortante, démissionnaire ou en cours de mandat ainsi que la classe de ses enfants.
  2. Indiquer les personnes qui se représentent et les nouveaux qui souhaitent intégrer le conseil d'administration ainsi que la classe des enfants.

Vous ferez cela sur un tableau papier ou sur votre présentation. Si vous faites cela sur un tableau (blanc ou à craie) n'oubliez de faire une photo pour vous souvenir de ce qui était écrit.

 

2 - Déclarer votre conseil d'administration et les membres du bureau

 

A la préfecture

Dès que votre Assemblée Générale aura eu lieu, vous avez 3 mois pour déclarer les membres de votre bureau et de votre conseil d'administration.

Cette déclaration est à faire uniquement s'il y a un changement. Nous vous conseillons d'opter pour la déclaration en ligne : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/N31931

Pour votre première déclaration, il faudra bien évidemment vous inscrire.

 

Si vous préférez faire une déclaration papier, vous avez toujours la possibilité de télécharger le document CERFA 13971 sur le site

Avant de vous lancer dans cette démarche :

  • Se munir du numéro RNA. C'est le numéro de votre association : il commence par W suivi du numéro de votre département + 7 chiffres
  • Faire et scanner le procès verbal de votre assemblée générale = élection des membres du conseil d'administration
  • Faire et scanner le compte-rendu de votre conseil d'administration = élection des membres du bureau
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Modèle PV AG.doc
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Beaucoup d'Apel font le choix d'élire le bureau à la suite de l'assemblée générale.

Dans le PV AG ci-dessus, a été intégré un paragraphe concernant l'élection du bureau.

Vous avez également la possibilité de faire un PV AG pour la déclaration de l'élection des membres du conseil d'administration + un PV CA pour la déclaration des membres du bureau.


En cas de besoin, les adresses des services des associations. SI vous ne retrouvez pas vos statuts, ces services sont en mesure de vous les envoyer. Pour faciliter la recherche, communiquer votre numéro RNA (voir ci-dessus).

 Calvados :

Préfecture du Calvados
Greffe des Associations 
1 Rue Daniel Huet
14038 CAEN Cédex 09

Tél 02.31.30.63.14

Manche :

D.E.C.S. (Direction Départementale Cohésion Sociale)

Unité Vie Associative

1 Rue de la Libération

C.S. 61208

50008 SAINT LO Cédex

Tél 02.50.71.50.00

Orne :

Préfecture de l'Orne

Service des Associations 39, rue Saint-Blaise

BP 529

61018 Alençon

Téléphone : 02 33 80 61 61


A l'Apel académique

Même si cette déclaration à l'Apel académique n'est pas obligatoire, elle est plus que conseillée. Cela permet d'avoir les coordonnées des présidents Apel afin de leur envoyer les informations du mouvement.

D'autre part, si ce n'est pas fait, cela permet de vous inscrire (ainsi que les membres de votre bureau et/ou de votre conseil d'administration) sur le site privé de l'Apel .